Retrouver ci-dessous toutes les informations nécessaires et les étapes à suivre pour le bon déroulement de votre mission, en amont de votre départ et ce, jusqu’à votre retour.
Rappel
Tout agent se déplaçant en France ou à l’étranger dans l’exercice de ses fonctions pour des congrès, collaborations, enseignement ou formation doit être en possession d’un ordre de mission signé qui est obligatoire d’un point de vue administratif et juridique. L’ordre de mission est une autorisation d’absence du laboratoire, de plus il assure la couverture de l’agent au regard de la règlementation sur les accidents de service.
Dans le cadre d’une mission prévue dans un pays dit « à risques », une demande d’autorisation doit être obligatoirement effectuée. Pour connaître pays pouvant présenter des risques particuliers, consulter le site du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères (MEAE).
Par ailleurs, tout agent amené à se rendre directement de son domicile sur un des lieux de travail occasionnels sans passer par sa résidence administrative habituelle, est couvert en cas d’accident du travail sous réserve d’être en possession d’un ordre de mission.
Financement de votre mission
Voir la fiche du laboratoire sur la démarche à suivre pour demander un financement de votre déplacement (pour colloque, journée d’étude, etc.) dans la rubrique Aides financières > Pour vos déplacements.
Vos dépenses sur fonds laboratoire nécessitent que les demandes de prise en charge (missions et autres) soient envoyées pour avis à . Les demandes de plus de 800€ seront étudiées en Conseil de laboratoire ainsi que les missions internationales. Suite à une décision du Conseil, une fiche de suivi des dépenses par membre est mise en place à compter de 2024 pour assurer une juste répartition des soutiens.
Les demandes de financement de missions internationales seront votées en conseil d’unité deux fois par an sur présentation de ce formulaire.
Avant votre départ en mission
1. Réunir tous les éléments concernant la mission (objet, date, lieu, moyen de transport, etc) et se rapprocher de son gestionnaire.
2. Remplir une demande d’ordre de mission (CNRS – Rennes 1 – IEP – EHESP) et la transmettre au gestionnaire de votre unité/service.
3. Consulter la liste des pays à risques pour les missions à l’étranger
4. Réserver son titre de transport et/ou son hébergement auprès de votre interlocuteur d’Arènes.
5. Récupérer son ordre de mission signé du directeur d’unité.
Pendant votre mission
Vous devez avoir en votre possession, l’ordre de mission signé par le directeur d’unité ou le responsable de service. Il vous permet de bénéficier d’une garantie d’assurance en cas d’accident et d’obtenir le remboursement des frais engagés.
Les pièces justificatives de dépenses sont à conserver afin de les produire dès votre retour, à l’appui de l’état de frais et de l’ordre de mission. L’ensemble de ces pièces doit être produit en original.
Au retour de votre mission
Dès votre retour, vous devez rendre l’ordre de mission accompagné impérativement d’un état de frais (CNRS – Rennes1 – IEP – EHESP) complété, daté et signé, accompagné de toutes les pièces justificatives (factures d’hôtel, tickets de péages d’autoroute, titres de transport – même si déjà réglés, reçu de frais d’inscription…) et faire le décompte précis des repas et nuitées à titre gratuit et onéreux.
Notion de résidence administrative : territoire de la commune sur lequel se situe le service où l’agent est affecté.
Notion de résidence familiale : territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l’agent.